Autocertificazione: cos’è e come farla

L’autocertificazione è una possibilità che spetta ai cittadini che vogliano presentare, al posto delle tradizionali certificazioni richieste, attraverso delle apposite dichiarazioni firmate dall’interessato, è importante sapere che non è più necessario che la firma sia autenticata.

L’autocertificazione può sostituire i certificati senza l’obbligo di dover poi presentare il certificato originale. Le PA (Pubblica Amministrazione) hanno l’obbligo di accettare l’autocertificazione, avvisando colui che la presenta che esiste la possibilità di ricevere dei controlli a riguardo nel momento in cui si instaurino dei dubbi e perplessità riguardo alla veridicità del loro contenuto.

Esistono alcuni casi particolari, in cui è necessario mostrare alle PA i certificati tradizionali, ad esempio non è sufficiente l’autocertificazione per le pratiche che riguardano i matrimoni, oppure per la cura dei rapporti con le autorità giudiziarie, oppure per la gestione di atti che devono essere trasmessi all’estero.

Quali dichiarazioni possono essere autocertificate?

Di seguito è presente un elenco di quelle che sono le dichiarazioni che si possono “autocertificare”:

A) Attraverso le dichiarazioni sostitutive di certificazioni:

  • data e luogo di nascita
  • residenza
  • stato di cittadinanza
  • situazione di disoccupazione
  • nascita di un bambino o di una bambina
  • morte del coniuge
  • dichiarazione dello stato civile
  • rispetto degli obblighi militari
  • inserimento negli elenchi dalla pubblica amministrazione
  • richiesta dello stato di famiglia
  • dichiarazione dei titoli di studio di cui si è in possesso o per l’aggiornamento di una qualifica tecnica
  • situazione reddituale ed economica
  • carichi pendenti
  • qualifica di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche
  • accesso ai dati dei registri di stato civile.

Le dichiarazioni di cui sopra non richiedono alcuna autenticazione da parte del pubblico ufficiale. Ovviamente, tali informazioni potrebbero variare in breve tempo, quindi si consiglia una consultazione degli aggiornamenti da fonti ufficiali.

B) Dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà

Tutto ciò che non è autocertificabile attraverso le categorie espresse nella lettera “A”, possono essere comprovati dall’interessato, a titolo definitivo, attraverso l’utilizzo della cosiddetta “dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà”.

Con questa modalità è possibile dichiarare gli eredi, la situazione di famiglia, gli immobili ed i terreni di proprietà, ecc. La dichiarazione può fare riferimento anche a stati, fatti e qualità di interesse personale che facciano fede ad altri soggetti di cui è a conoscenza. La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, non ha la possibilità di fare riferimento a manifestazioni di volontà e fare delle deleghe configuranti una procura.

Nel momento in cui è necessario effettuare il controllo che quanto dichiarato sia vero, l’amministrazione procede entro 15 giorni a chiedere al presentante i documenti da ricevere dall’amministrazione competente. In questo caso, per permettere una maggiore velocità del procedimento, l’interessato può inviare, anche attraverso email oppure mediante una raccomandata, una copia fotostatica, non autenticata, di tutti quelli che sono i certificati che già ha a disposizione.

Le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà non hanno necessità di essere autenticate dal pubblico ufficiale nel momento in cui vengono ritenute contestuali ad una istanza. In questo caso l’interessato ha l’obbligo di presentazione della dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà:

  1. insieme alla copia non autenticata di un documento di riconoscimento (quando la dichiarazione viene inviata attraverso l’email o per posta ordinaria
  2. apporre la firma davanti al dipendente che la riceve (quando la domanda viene presentata di persona)

Dov’è utilizzabile l’autocertificazione

L’autocertificazione e le dichiarazioni sostitutive di notorietà possono essere usate soltanto con le Pubbliche Amministrazioni, ossia quelle dello Stato, le scuole, le università, le regioni, le città metropolitane, i comuni e le camere di commercio, dunque sono compresi tutti gli enti che siano riconducibili al diritto pubblico.

Esistono altre imprese che accettano questo tipo di certificazioni come ad esempio quelle che offrono servizi di pubblica necessità ed utilità, tra queste abbiamo ad esempio Poste Italiane, Aziende che erogano gas e luce, Enel, ecc. Inoltre, è da tenere in considerazione che le autocertificazioni non possono essere utilizzate fra privati o nei rapporti con le autorità giudiziarie che si occupano di svolgere funzioni giurisdizionali.

Come funzionano e come avvalersene

Per fare uso dell’autocertificazione è possibile rivolgersi agli sportelli delle pubbliche amministrazioni, compilando i moduli necessari che attestino che non si è soggetti ad alcuna autenticazione, per quel che riguarda le dichiarazioni autocertificate.

Per quanto riguarda la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, è necessario autenticare la propria firma solo nel caso in cui non risulta contestuale ad una istanza. L’identità del dichiarante deve essere accertata dal pubblico ufficiale in una delle seguenti modalità:

  1. venire riconosciuti direttamente dal pubblico ufficiale;
  2. testimonianza di due persone riconosciute dal pubblico ufficiale;
  3. mediante l’esibizione di un documento di identità in corso di validità.

Cosa fare se non viene accettata l’autocertificazione

Il funzionario dell’ente pubblico che non accetta l’autocertificazione o la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, nel caso in cui invece potrebbe essere accettata, può subire una sanzione prevista dall’art. 328 del Codice penale e rischia di subire anche altre punizioni  causa dell’omissione e del rifiuto di atti d’ufficio.

Il richiedente dovrà, per prima cosa, prendere gli estremi di chi è il responsabile della pratica inoltrata, in particolare è necessario nome e cognome ed ovviamente deve essere a conoscenza del numero di protocollo della domanda. Questo è un elemento che spetta di diritto al cittadino, in quanto come la Pubblica Amministrazione sa chi è il suo interlocutore, anche lui può essere a conoscenza di chi ha preso in mano la sua dichiarazione e deve poter risalire a tutti gli atti che la riguardano.

Una volta raccolti tutti i dati necessari, il cittadino dovrà fare richiesta, obbligatoriamente in forma scritta, le motivazioni per cui non è stata accolta l’autocertificazione o la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà effettuando una segnalazione, per conoscenza, al Comitato Provinciale della Pubblica Amministrazione che fa riferimento alla Prefettura del posto dove è avvenuto il rifiuto dell’autocertificazione ed anche alla Presidenza del Consiglio dei Ministri, nello specifico al Dipartimento Funzione Pubblica di Roma.

La richiesta deve essere presentata in forma scritta, se nei 30 giorni successivi alla data di presentazione, il pubblico ufficiale non ha ancora compiuto l’atto senza alcuna motivazione valida, scattano i presupposti per le sanzioni secondo i presupposti di legge. Quindi, se il richiedente vedrà rifiutata l’autocertificazione presentata o la dichiarazione sostitutiva, avrà la possibilità di sporgere denuncia riguardo all’omissione di atti d’ufficio.

Sottoscrizione, autentica della firma e imposte di bollo

Attraverso l’emanazione del D.P.R. 28 Dicembre 2000 n° 445, l’obbligo di firma dell’autocertificazione è necessario solo se viene presentata una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà nella situazione in cui non è contenuta in una istanza. Invece, per quanto riguarda le dichiarazioni sostitutive di certificazione, basta soltanto la firma dell’interessato.

La verifica di autenticità dell firma per le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà, deve venire eseguita dalle seguenti tipologie di pubblici ufficiali: i notai, i segretari comunali ed i funzionari incaricati dai sindaci dei vari comuni, dai cancellieri, oppure direttamente dal dipendente che abbia la competenza a ricevere la documentazione.

E’ importante sapere che l’autenticazione della firma è soggetta all’imposta di bollo. Dunque, non deve venire corrisposta alcuna imposta di bollo nel caso in cui il richiedente comprova che l’uso dell’atto è esente, per legge, dall’imposta. Le principali applicazioni dell’esenzione dall’imposta di bollo sono le pratiche relative alla pensione, l’assegno familiare, gli obblighi militari, oppure l’iscrizione alle liste di collocamento, ecc.

Dichiarazioni non veritiere

E’ importante sapere che non devono assolutamente essere fatte dichiarazioni non veritiere, in quanto l’amministrazione pubblica, può decidere di avviare procedure d’ufficio per accertare la veridicità di quanto dichiarato dal cittadino. Ovviamente, le norme, semplificano i procedimenti amministrativi, al fine di instaurare fra Pubblica Amministrazione e cittadino dei rapporti di collaborazione basati sulla fiducia. Rilasciare dichiarazioni non veritiere viene punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia.

Altre disposizioni di semplificazione amministrativa

  1. Nascita di un figlio: I genitori, hanno 10 giorni di tempo per dichiarare la nascita del proprio bambino presso presso gli uffici del Comune di residenza, anche se la nascita è avvenuta in altro Comune.
  2. Validità dei certificati: La durata della validità è di 6 mesi, a partire dal momento in cui avviene la presentazione, per quanto riguarda i certificati anagrafici, le certificazioni dello stato civile, e gli estratti o le copie integrali degli atti di stato civile rilasciati dai servizi demografici. Esiste la possibilità di presentazione delle certificazioni oltre la scadenza purchè le informazioni contenute nei certificati stessi non siano variate.
  3. Estratto degli atti dello stato civile: Le pubbliche amministrazioni, devono procurarsi gli estratti di atti di stato civile senza richiederli al cittadino, mediante il contatto diretto con l’ufficiale di stato civile competente.
  4. Accertamenti d’ufficio: I certificati attestanti l’assenza di precedenti penali e l’assenza di carichi pendenti, non devono essere richiesti dalle PA ai richiedenti, ma solamente agli uffici competenti, da parte dell’amministratore che deve emanare il provvedimento.
  5. Acquisizione diretta dei certificati: Nel caso in cui l’interessato non voglia ricorrere alle autodichiarazioni, i certificati riguardanti fatti derivanti da albi o da pubblici registri tenuti o conservati da una PA, vengono in ogni caso presi in carico dall’ufficio competente in forma diretta, seguendo le indicazioni dell’interessato, facente riferimento alla specifica amministrazione che detiene l’albo o il registro.
  6. Non è più prevista l’autenticazione della firma: La firma non è più obbligatoria nei casi in cui il richiedente effettua l’autenticazione di fronte ad un operatore qualificato a ricevere tale documento, oppure nel caso in cui la documentazione viene spedita via email o tramite posta ordinaria, in quanto in quel caso è sufficiente una copia fotostatica di un documento di identità del sottoscrittore.
  7. Copie autentiche di pubblicazioni: L’interessato può sottoscrivere una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, da cui è derivante il fatto di essere a conoscenza che la copia della documentazione allegata sia conforme all’originale.
  8. Dichiarazioni sostitutive presentate da cittadini stranieri: Vengono applicate le stesse modalità previste per i cittadini Italiani anche se a presentare la dichiarazione sostitutiva sia un cittadino straniero, purchè appartenente alla Comunità Europea.
  9. Documento d’identità in sostituzione ai certificati: E’ vietato alle PA richiedere le certificazioni che confermino i dati o le qualità contenute all’interno del documento di identità nel momento in cui viene accettata la domanda.
  10. Produzione di copie autentiche: Come più volte ribadito, per effettuare l’autenticazione di un documento, basta un funzionario autorizzato, anche per la produzione di copie autentiche il procedimento è lo stesso e la produzione di atti e documenti, sono totalmente equipollenti agli originali.
  11. Più semplice partecipare ai concorsi: Per quanto riguarda i concorsi pubblici è stata abrogata l’autenticazione della firma per presentare le domande, stessa cosa vale anche per gli esami per il conseguimento di abilitazioni professionali o per i diplomi; oltre a questa novità, non è neanche più prevista alcuna limitazione di età, tranne che per alcune specifiche situazioni determinate dalle varie amministrazioni, a seconda della natura del servizio.
  12. Autenticazione di fotografia: Nel caso in cui venga presentata da colui che ne sia il titolare, la fotografia, può essere autenticata direttamente dall’ente autorizzato che rilascia il certificato.
  13. Novità riguardanti il rilascio delle carte d’identità e del passaporto: All’interno dei documenti di riconoscimento sono serve più indicare lo stato civile, a meno che non sia l’interessato a chiedere che venga specificato. Inoltre, per quanto riguarda la carta di identità, la tempistica per il rinnovo è di 6 mesi prima della scadenza.
  14. Firme separate di più persone: Per quanto riguarda tutta la documentazione che richiede la firma di più persone, esiste la possibilità di sottoscrivere i documenti in maniera separata ed in momenti diversi.

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